тризуб
Торецька міська військово-цивільна адміністрація
Бахмутського району Донецької області

Порядок розгляду письмових звернень громадян у військово-цивільній адміністрації м.Торецьк Донецької області

1. Загальні положення

1.1. Цей порядок розроблено згідно з Конституцією України, Законами України «Про звернення громадян», «Про військово-цивільні адміністрації», Указом Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 (далі – Інструкція з діловодства), Постанови КМУ від 24.09.2008 № 858 “Про затвердження Класифікатора звернень громадян” і встановлює єдиний порядок прийому, обліку, реєстрації і розгляду письмових звернень, а також контроль за строками їх виконання та надання відповідей заявникам.

1.2. Обробка письмових звернень, що надійшли до військово-цивільної адміністрації, здійснюється спеціалістами відділу організаційної роботи, діловодства, контролюта загальних питань, який несе відповідальність за організацію роботи зі зверненнями громадян відповідно до Інструкції з діловодства.

2. Прийом, облік та реєстрація письмових звернень громадян

2.1. Письмові звернення громадян, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку, підлягають обов’язковому прийому, реєстрації та розгляду з метою визначення їх належності до компетенції військово-цивільної адміністрації. Листи громадян через пошту отримує канцелярія і передає їх на реєстрацію спеціалісту відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань.

2.2. Письмові звернення, надані громадянином особисто або через представника, повноваження яких оформлені в установленому законом порядку, приймає спеціаліст відділу організаційної роботи, діловодства, контролюта загальних питань, на якого покладені дані зобов’язання.

2.3. Приймаються звернення в робочий час в громадській приймальні, розташованій на    1 поверсі будівлі військово-цивільної адміністрації.

2.4. Спеціаліст відділу організаційної роботи, діловодства, контролюта загальних питань здійснює попередній розгляд звернень відповідно до вимог статей 5, 7, 8, 17 Закону України «Про звернення громадян».

2.5. Не розглядаються звернення громадян, оформлені з порушенням вимог Закону України «Про звернення громадян». Рішення про повернення таких звернень приймає начальник відділу організаційної роботи, діловодства, контролюта загальних питань, про що письмово повідомляється заявник.

2.6. Письмові звернення громадян, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку, реєструються в день їх надходження на реєстраційно-контрольних картах за допомогою електронно-обчислювальної техніки.

2.7. На вимогу громадянина, який надає звернення до військово-цивільної адміністрації, на першому аркуші копії звернення проставляється реєстраційний штамп, дата надходження та реєстраційний номер даного звернення. На вимогу громадянина, який подав звернення, на першому аркуші копії звернення проставляється реєстраційний штамп та така копія повертається громадянинові.

2.8. На першому аркуші звернення і на контрольно-реєстраційних картках робиться відповідна позначка у разі, якщо звернення надійшло повторно та «КОНТРОЛЬ», якщо необхідно повідомити іншу організацію або отримати інформацію від виконавців про результати прийнятих рішень.

2.9. Спеціаліст відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань при вивченні обігу визначає:

– вид звернення, відповідно до статті 3 Закону України «Про звернення громадян», та у реєстраційно-контрольній картці проставляє кодове позначення пропозиції, заяви і скарги;

– компетенції органу, який повинен розглядати отримане звернення;

 – суть, характер та короткий зміст звернення, проводить кодування питань, згідно з класифікатором звернень, і відповідно йому заповнює реєстраційно-контрольну картку в 3-х примірниках: перший – для алфавітно-облікової картотеки, другий – для резолюції керівників військово-цивільної адміністрації, третій – для тематичної картотеки;

 – при надходженні звернення від вищих органів влади, на картках проставляється червона смуга, ставиться штамп «Контроль» і строки надання інформації про результати розгляду звернення в ці органи. Супровідні документи вищих органів влади повертаються за належністю.

3. Розгляд звернень керівниками військово-цивільної адміністрації

3.1. Письмові звернення разом з реєстраційно-контрольними картками передаються на розгляд керівників військово-цивільної адміністрації за напрямками діяльності. При повторних зверненнях до реєстраційно-контрольних карток додаються справи заявників з матеріалами щодо їх розгляду. Приймання, розгляд, реєстрація звернення не повинні перевищувати 3-денний строк.

3.2. Особисто керівникомвійськово-цивільної адміністрації розглядаються письмові звернення:

 – Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, Матерів-героїнь;

– спрямовані на особистий розгляд керівнику за дорученням голови Донецької облдержадміністрації та його заступників, а також звернення, що надійшли з Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради, облради;

 – звернення, у тому числі колективні, в яких оскаржуються дії, рішення військово-цивільної адміністрації, або в яких повідомляється про незаконні корупційні дії або бездіяльність, невиконання службових обов’язків посадових осіб цього органу. Такі звернення, за дорученням керівника військово-цивільної адміністрації, розглядаються відповідними структурними підрозділами, з виїздом на місце та з участю заявника;

 – повторні звернення, що надійшли до військово-цивільної адміністрації від одного і того ж громадянина або групи осіб (повторні колективні звернення) щодо одного і того ж питання, якщо воно вирішено по суті під час попереднього розгляду або не вирішено і вимагає особистого втручання керівника за поданням заступників керівника або комісії з розгляду звернень громадян (далі – Комісія) для визначення доцільності його подальшого розгляду або припинення листування.

3.3. Керівництво військово-цивільної адміністрації при розгляді звернень громадян уважно вивчають суть питання, при необхідності, доручають виконавцю провести комісійний розгляд звернення з виїздом на місце і визначають заходи щодо вирішення проблем, які є підставою для звернення. Резолюція керівника військово-цивільної адміністрації повинна бути підписана і датована. Розгляд листів громадян повинен проводитися протягом одного робочого дня з дня отримання його, але не пізніше загального строку опрацювання звернень, що не перевищує 3 робочих днів.

3.4. За зверненнями, в яких порушені питання, що не належать до компетенції військово-цивільної адміністрації, а їх рішення відносяться до компетенції інших органів, керівник військово-цивільної адміністраціїабо його заступники дають доручення відповідномупрацівнику направити звернення на розгляд за належністю на підставі статті 7 Закону України “Про звернення громадян”.

3.5. Під час розгляду повторних звернень керівник військово-цивільної адміністрації  і його заступники, можуть доручити виконавцю, до компетенції якого входить вирішення питання по суті, підготувати на розгляд Комісії матеріали про припинення листування на підставі статті 8 Закону України “Про звернення громадян”.

3.6. У випадку декількох виконавців, керівник військово-цивільної адміністрації або його заступникипризначають відповідального за узагальнення інформації, підготовки проекту відповіді заявнику або інформацію у вищі органи влади з дотриманням контрольних строків.

3.7. Терміни розгляду звернень встановлюються керівниками військово-цивільної адміністрації на підставі статті 20 Закону України «Про звернення громадян».

4. Обробка резолюцій керівників військово-цивільної адміністрації,  направлення звернень до виконавців, організація контролю за вирішенням питань та дотриманням термінів розгляду звернень

4.1. Розглянуті керівниками військово-цивільної адміністраціїписьмові звернення громадян передаються у відділ організаційної роботи, діловодства, контролюта загальних питань для внесення резолюції в реєстраційно-контрольні картки та направлення їх на розгляд відповідним виконавцям.

4.2. Безпосередній контроль за дотриманням строків розгляду звернень громадян здійснюється спеціалістом відділу організаційної роботи, діловодства, контролюта загальних питань згідно реєстраційно-контрольних карток, які знаходяться в контрольній картотеці за датами термінів та в розрізі виконавців. При цьому:

4.2.1. Щодня контролює терміни розгляду звернень, попереджає виконавців за 3 робочих дні до настання терміну про необхідність надання інформації та відповіді заявнику. Про кількість контрольних звернень та наявні факти порушення термінів при їх розгляді доповідає начальнику відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань.

4.2.2. Щомісячно аналізує стан розгляду звернень, вивчає причини, що породжують їх, дотримання термінів розгляду звернень та готує аналітичні матеріали з цих питань для заступника керівника військово-цивільної адміністрації, згідно розподілу обов’язків.

4.2.3. Щоквартально готує інформацію про стан виконавської дисципліни в структурних підрозділах військово-цивільної адміністрації, на підприємствах і організаціях міста для розгляду на робочих засіданнях.

4.2.4. Отримує в установлений строк від виконавців інформацію про розглядта вирішення питань і проекти відповідей заявникам, перевіряє їх зміст на відповідність даним дорученням, якість та повноту виконання, здійснює необхідні відмітки про результати та строки розгляду в реєстраційно-контрольних картках, проставляє дату отримання інформації.

4.3. Контрольні доручення, дані керівниками військово-цивільної адміністрації, за зверненнями громадян, знімаються з контролю лише після того, як вжито заходів щодо вирішення всіх питань, порушених у зверненні, а заявникові надано вичерпну письмову відповідь. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають керівники ВЦА, які прийняли рішення про взяття їх на контроль, а у разі їх відсутності — керівники ВЦА, у відповідності із схемою їх заміни. При цьому на проекті відповіді заявнику проставляється відмітка «зняти з контролю».

Після отримання інформації від всіх виконавців, керівник військово-цивільної адміністрації доручає одному з виконавців підготувати проект відповіді заявнику.

4.4. Звернення, на які даються попередні (проміжні) відповіді та інформації, з контролю не знімаються. Отримана інформація передається керівнику військово-цивільної адміністрації для ознайомлення і прийняття рішення про продовження строку. Дане доручення направляється виконавцю з відповідною відміткою в реєстраційно-контрольній картці.

 Звернення знаходиться на контролі у відділі організаційної роботи, діловодства, контролюта загальних питань до повного його вирішення.

4.5. Після закінчення розгляду та зняття звернення з контролю, сформована в установленому порядку справа зберігається у відділі організаційної роботи, діловодства, контролюта загальних питань за алфавітним принципом. Забороняється зберігання справ у виконавців. Ознайомитися з матеріалами справи можна лише у приміщенні відділу за попереднім запитом під підпис.

5. Розгляд звернень громадян виконавцями, надання інформації та відповідей заявникам.

5.1. Керівники відділів, структурних підрозділів військово-цивільної адміністрації, підприємств, установ і організацій, яким доручено виконання звернень громадян, зобов’язані уважно вивчати, перевіряти на місці викладені у зверненнях факти, приймати заходи для об’єктивного вирішення поставлених питань, з’ясовувати і усувати причини та умови, які змушують громадян звертатися до військово-цивільної адміністраціїта вищі органи влади, якщо це не суперечить чинному законодавству.

Безпосередні виконавці виїжджають на місце, спілкуються з авторами звернень, з’ясовують усі порушені питання та обставини, вникають в їх суть, вживають заходи, спрямовані на захист конституційних прав громадян у межах своєї компетенции і у відповідності з чинним законодавством.

Для перевірки звернень громадян можуть залучатися, за згодою заявника, представники громадськості.

5.2. За наслідками перевірки заяв і скарг складається мотивований висновок про результати їх розгляду, що вміщує в собі об’єктивний аналіз усіх зібраних матеріалів, на підставі яких виконавець готує і надає інформацію керівнику військово-цивільної адміністрації у встановлений термін. Разом з інформацією керівником військово-цивільної адміністрації розглядається й проект відповіді заявнику.

5.3. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадян в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятих рішень. При цьому вказуються заходи, прийняті військово-цивільною адміністрацією в межах її компетенції для захисту конституційних прав громадян.

5.4. Проекти відповідей готують виконавці, згідно резолюцій керівників військово-цивільної адміністрації, та надають їх таким керівникам не пізніше ніж за 2 робочих дні до настання терміну виконання.

5.5. Якщо виконавців, згідно резолюції декілька, збір інформації та узагальнення відповіді заявнику здійснює перший виконавець.

5.6. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян (якщо звернення підписали двоє або більше громадян) направляється громадянину, який підписав першим або адреса якого вказана.

5.7. Підписані керівниками військово-цивільної адміністрації відповіді заявникам передаються до відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань для оформлення їх у встановленому порядку і відправлення заявнику.