тризуб
Торецька міська військово-цивільна адміністрація
Бахмутського району Донецької області

ПОРЯДОК організації проведення особистих прийомів громадян у військово-цивільній адміністрації м.Торецьк Донецької області виїзних прийомів керівником ВЦА та його заступниками, прямого телефонного зв’язку з населенням «Пряма лінія»

1.Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблений згідно з Конституцією України, Законами України «Про звернення громадян», «Про військово-цивільні адміністрації», Указом Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 (далі – Інструкція з діловодства) і визначає основні вимоги щодо організації проведення особистих прийомів громадян у військово-цивільній адміністрації м.Торецьк, виїзних прийомів керівником та його заступниками, прямого телефонного зв’язку з населенням «Пряма лінія» з питань, що належать до компетенції військово-цивільної адміністрації м.Торецьк (далі – прийоми).

1.2. Організація проведення особистих, виїзних прийомів громадян, прямого телефонного зв’язку з населенням «Пряма лінія» покладено на спеціалістів відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань.

1.3 Прийоми громадян, крім виїзних, проводяться в громадській приймальні військово-цивільної адміністрації, відповідно до затвердженого графіка та в порядку черговості. Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни проводиться першочергово.

1.4. Вхід до громадської приймальні, розташованої у військово-цивільній адміністрації м.Торецьк – вільний.

1.5. Облік і реєстрація усних звернень громадян проводиться спеціалістами відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Постанови КМУ від 24.09.2008 № 858 “Про затвердження Класифікатора звернень громадян”.

1.6. Для забезпечення кваліфікованого роз’яснення питань, порушених громадянами, на прийоми можуть запрошуватись керівники структурних підрозділів, підприємств, організацій та установ міста, правоохоронних органів, засобів масової інформації.

1.7. Під час проведення прийомів можуть бути присутніми представники громадян, повноваження яких оформлені в установленому законом порядку, а також особи, які перебувають у родинних стосунках  із заявниками (крім неповнолітніх дітей).

1.8. Графіки прийомів щорічно затверджуються розпорядженням керівника військово-цивільної адміністрації. Контроль за дотриманням графіків особистих та виїзних прийомів, телефонного зв’язку з населенням «Пряма лінія» здійснюють спеціалісти відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань. Інформація про результати проведення прийомів надається щомісяця заступнику керівника, згідно розподілу обов’язків.

1.9. Населення міста систематично інформується про графіки, результати прийому через засоби масової інформації та розміщення на веб-сайті військово-цивільної адміністрації, а також шляхом наочного розміщення на стенді у громадській приймальні.

1.10. У разі неможливості вирішення піднятого громадянином питання безпосередньо через його складність або потреби додаткового вивчення, громадянину може бути запропоновано викласти суть питання в письмовій заяві. Така заява розглядається у тому ж порядку, що й письмове звернення.

2.Порядок організації та проведення особистих прийомів громадян у військово-цивільній адміністрації м.Торецьк Донецької області

2.1. Особистий прийом керівником ВЦА проводиться за попереднім записом, тільки після розгляду питань, що порушуються громадянами у своїх зверненнях,  заступниками керівника за напрямом діяльності, а також якщо рішення цього питання не входить до компетенції військово-цивільної адміністрації, але не вирішено по суті під час розгляду попередніх звернень.

2.2. Попередній запис громадян на особистий прийом до керівника проводиться спеціалістами відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань щодня у робочий час, крім вихідних і святкових днів. Картки особистого прийому заповнюються відповідно до документів, що засвідчують особу громадянина.

2.3. При співбесіді:

– вивчається суть звернення, ким попередньо воно розглядалося і причини не вирішення його по суті;

– консультація дається громадянам про порядок розгляду звернень, дату і місце прийомів керівником та його заступниками за напрямками діяльності.

2.4. При повторному зверненні громадян з одного й того ж питання на прийом готується повна добірка первинного звернення з усіма його матеріалами.

2.5. Підготовка та організація особистого прийому керівника ВЦА, оформлення карток і доручень за його результатами забезпечують фахівці відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань, згідно з функціональними обов’язками.

2.6. Особистий прийом громадян заступниками керівника ВЦА проводиться згідно з графіком, без попереднього запису, в порядку черговості громадян, які прийшли на прийом. Запис в день прийому, добірку матеріалів і оформлення здійснює спеціаліст відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань.

3. Порядок проведення виїзних прийомів керівником ВЦА та його заступниками за місцем проживання

3.1. Прийом громадян за місцем проживання (далі – виїзний прийом) проводиться керівником ВЦА та його заступниками згідно із затвердженим графіком.

3.2. Узгодження дати проведення виїзних прийомів керівником ВЦА та його заступниками проводиться щомісяця.

3.3. Узгоджений графік направляється за місцем проведення виїзних прийомів для організації підготовчої роботи, інформування населення, створення відповідних умов і проведення попереднього запису.

3.4. Графіки виїзних прийомів щомісяця публікуються в засобах масової інформації та розміщуються на веб-сайті військово-цивільної адміністрації.

3.5. Фахівці відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань приймають особисту участь у виїзних прийомах, контролюють процес підготовки, своєчасність і якість заповнення карток, запрошують керівників структурних підрозділів, підприємств, організацій, установ, засобів масової інформації для участі в прийомах і вирішенні питань по суті.

4. Порядок організації проведення телефонного зв’язку з населенням «Пряма лінія» з керівником військово-цивільної адміністрації та його заступниками.

4.1. Телефонний зв’язок з населенням «Пряма лінія» проводиться з керівником ВЦА та його заступниками згідно із затвердженим графіком. Графік складається і затверджується керівником військово-цивільної адміністраціїї щорічно, щомісяця публікується в засобах масової інформації та розміщується на веб-сайті  військово-цивільної адміністрації м. Торецьк Донецької області.

4.2. Організацію проведення телефонного зв’язку з населенням «Пряма лінія» з керівником ВЦА та його заступниками здійснюють фахівці відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань на яких покладені дані обов’язки.

4.3. Звернення громадян, що надійшли на «Пряму лінію», оформлюються спеціалістами відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань на картках особистого прийому.

4.4. Облік і контроль за виконанням доручень, даних керівником та його заступниками за зверненнями громадян на «Прямій лінії», здійснюють фахівці відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань.